Организация ведения и использования архива

Организация ведения и использования архива

Очень важным моментом является правильная организация ведения архива. Нельзя недооценивать роль процедур, стандартов, регламентов даже для личного архива. Если же архив ведут и используют несколько человек, отсутствие стандартных процедур его пополнения и ведения справочного аппарата неизбежно приведет к хаосу и разрушению целостности архива.

Правила могут быть писаными и неписаными, но они должны быть! Могут регламентироваться типы документов и их внешний вид, методы их оформления и регистрации, способы присвоения наименований бумагам и файлам, а также шифров, размещения в папках, на полках, на дисках компьютера, правила ведения справочных картотек и баз данных и многое другое, вплоть до цветов наклеек на корешках папок с документами соответствующей тематики. Работая в рамках какой-либо организации, при создании даже личного архива следует ориентироваться на принятые в ней правила, процедуры, использовать совместимую аппаратуру, применять одинаковые операционные системы и совместимые версии программного обеспечения. Это позволит избежать досадных потерь времени и информации в дальнейшей работе.

Столь же существенной является правильная организация коллективного использования архива. Она влияет как на его эффективность, так и на его целостность и безопасность. Как и любой другой сложный механизм, архив требует от потребителя определенной квалификации. Пользователь, незнакомый с особенностями функционирования архива, скорее всего, не сумеет использовать его эффективно, и у него может сложиться превратное представление о его возможностях и полезности. Целостность архива нарушается, если документы, взятые для работы, не регистрируются, не возвращаются на свое место вовремя, если в них вносятся изменения, не отраженные в справочном аппарате, если в архив попадают документы, должным образом не учтенные, если ведение справочного аппарата отстает от пополнения архива. Неквалифицированное использование может привести даже к полному разрушению электронного архива или справочного аппарата.

Материальная и интеллектуальная ценность архива может быть чрезвычайно велика, а документы, в нем хранящиеся, – уникальными. В этом случае ущерб от «утечек» информации из архива окажется весьма значительным, поэтому важное значение приобретают меры безопасности при работе с архивом, особенно при работе коллективной. Условно разделим их на административные, процедурные и технические.

1. Административные меры безопасности могут предусматривать определение круга лиц, ведущих архив и имеющих право пользоваться им, разделение архива на общедоступную и закрытую части, различение прав доступа к электронной части архива по отношению к разным пользователям, запрет входа в помещение архива посторонним лицам.

2. Процедурные меры подразумевают формулирование правил ведения и использования архива и неукоснительное следование им.

3. Технические меры обеспечения безопасности архива могут быть самыми разнообразными, как то: замок на двери, запрет курения в помещении архива и наличие огнетушителя, использование надежного компьютерного оборудования и проверенного программного обеспечения, наличие источников бесперебойного питания техники, меры антивирусной защиты; регулярное резервное копирование компьютерных файлов, создание копий ценных бумажных документов и помещение всего этого в отдельное изолированное помещение; определение доступа «только чтение» для потребителей электронной информации и т. п.

К существенным мерам обеспечения безопасности – при работе журналиста-расследователя вообще и ведении архива в частности – можно отнести использование средств стойкой криптографии, а именно: средств шифрования файлов и электронной подписи. Шифроваться могут как отдельные электронные документы, которые хранит или пересылает по электронной почте журналист, так и целые диски или их разделы. При этом несанкционированный доступ посторонних лиц к зашифрованной информации можно сделать крайне затрудненным и дорогостоящим. Электронная подпись позволяет сделать заметным любое не санкционированное владельцем изменение хранящихся или пересылаемых электронных документов, т. е. гарантировать их аутентичность. Стойкость применяемых средств криптографии зависит от степени ценности и конфиденциальности информации и может меняться в очень широких пределах – от простого пароля при загрузке компьютера, паролей, применяемых текстовыми процессорами и программами сжатия документов, до специальных криптографических программных или аппаратных средств.