3. Претензионный порядок урегулирования споров

3. Претензионный порядок урегулирования споров

Стороны вправе определить для себя один из трех вариантов урегулирования споров:

претензионный порядок урегулирования споров. Ситуация: спор в начальной стадии и есть возможность его разрешить без вмешательства третьих лиц и государства;

ведение споров в третейском суде. Ситуация: спор перерос в конфликт, требующий вмешательства третьих лиц;

ведение споров в государственном арбитражном суде. Ситуация: спор нуждается в государственном вмешательстве в своей заключительной фазе.

РЕКОМЕНДАЦИЯ!

Первоначально многие предприниматели в договорах не указывают претензионный порядок решения спора и тем самым лишают себя возможности самостоятельного урегулирования спора через претензию. Хотя в коммерческой практике предъявление претензии является обычно первым шагом в разрешении возникающих между контрагентами споров. Решение претензии – это самый оперативный (если в договоре указаны процедура и сроки) и менее затратный путь достижения компромисса. Только после отказа в удовлетворении претензии (либо получения ответа на нее в установленные сроки) предъявляется судебный иск как обращение в судебные органы за защитой нарушенного права или иного охраняемого законом интереса.

Претензия – требование стороны договора:

об устранении недостатков в количестве и качестве поставленного товара;

о возмещении убытков;

об уплате долгов;

об уплате неустойки.

Срок для предъявления претензии исчисляется с того дня, когда фирма узнала или должна была узнать о нарушении своего права.

Внутри фирмы-кредитора соответствующий отдел готовит, при необходимости, письменное заключение на основе документов, подтверждающих факт нарушения имущественных прав и законных интересов. После чего передает работнику юридической службы письменное заключение, надлежащим образом оформленное, копии документов, свидетельствующих о фактах нарушения. Оформление претензий к контрагентам производится на основании письменного заключения и представленных документов.

В претензии должны быть указаны:

полное наименование и реквизиты заявителя претензии и предприятия, которому она направляется;

дата предъявления и номер претензии;

обстоятельства, на основании которых предъявлена претензия;

доказательства, подтверждающие наличие этих обстоятельств (ссылка на нормативный акт);

требование заявителя;

сумма претензии, ее расчет, если претензия подлежит денежной оценке;

платежные реквизиты заявителя претензии;

перечень документов, прилагаемых к претензии;

Оформление претензии

Документы, подтверждающие требования заявителя, прилагаются в подлинниках или надлежаще заверенных копиях.

Претензия подписывается руководителем или уполномоченным представителем и направляется адресату заказным письмом или письмом с уведомлением, или вручается под расписку. После отправки претензии квитанция об отправке заказным письмом либо доказательство вручения претензии передаются фирме-отправителю для приобщения к претензионному делу. Претензия должна быть рассмотрена ответчиком в месячный срок со дня ее получения.

О фактическом исполнении претензии ответственное лицо фирмы осуществляет соответствующую запись в журнале учета претензий. Если претензия ответчиком отклонена полностью или частично без надлежащих оснований, оставлена без рассмотрения и срок уже прошел, претензионные материалы с выводом и документами, обосновывающими безосновательность этого отклонения, передаются соответствующими структурными подразделениями для подготовки искового заявления.

Проверка претензии адресатом

При проверке материалов претензий следует уточнить такие обстоятельства:

наличие всех документов, которые подтверждают обоснованность претензии;

соблюдение сроков;

правильность расчетов;

наличие правовых оснований для признания или отклонения претензии.

После первичной правовой оценки претензионные материалы в определенный на предприятии срок передаются юридической службой в соответствующие подразделения для подготовки вывода по сути претензионных требований. Материалы передаются под расписку через канцелярию. Юридическая служба должна в установленный на предприятии срок проверить их и подготовить письменный вывод об обоснованности претензионных требований.

В случае необходимости финансовые структуры проводят сверку расчетов, проверку выполнения обязательств и другие действия, которые обеспечивают урегулирование спора в претензионном порядке.

ВЫВОД

По претензионным материалам юридические и финансовые структуры готовят проект ответа об отклонении или признании (полное или частичное) претензии.

Примерно таков порядок работы с претензиями.

Ответ на претензию

Ответ на претензию должен содержать следующую информацию:

полное наименование и почтовые реквизиты предприятия, дающего ответ на претензию, и предприятия, которому ответ на претензию направляется;

дату и номер ответа;

в случае если претензия признана полностью или частично – признанную сумму, номер и дату платежного поручения на перечисление этой суммы либо срок, способ удовлетворения претензии, если она не подлежит денежной оценке;

когда претензия отклонена полностью или частично – мотивы отклонения со ссылкой на соответствующие нормативные акты и документы, обосновывающие отклонение претензии;

перечень приложенных к ответу документов и иных доказательств.

Отклонение претензии

Когда претензия отклонена полностью или частично, заявителю должны быть возвращены подлинники документов, полученных с претензией, а также направлены документы, обосновывающие отклонение претензии, если их нет у заявителя претензии.

Ответ на претензию подписывается руководителем предприятия или его представителем и направляется заказным письмом, письмом с уведомлением или вручается под расписку. Результаты рассмотрения вносятся в журнал учета претензий.

Претензионные материалы, полученные предприятием, регистрируются в книге входящей корреспонденции, а те, что отправляются предприятием, – в книге исходящей корреспонденции.

К полученным претензионным материалам прилагается конверт со штампом почты с датой отправки, который является единственным доказательством своевременной или несвоевременной отправки материалов. При регистрации претензии проверяется наличие всех документов, указанных в приложении к ней.

В любом случае при отсутствии или несоответствии каких-либо документов составляется акт, который подписывается не менее чем тремя лицами.

Крайне важно построить претензию и ответ на нее юридически грамотно и логично, ибо она должна стать основанием для исправления конфликтной ситуации и, возможно, одним из доказательств в судебных спорах.

ВЫВОД

Установление претензионного порядка урегулирования споров гарантирует сторонам возможность разрешить возникшую спорную ситуацию оперативно и во внесудебном порядке. Причем пока стороны не выполнят все условия претензионного порядка, ни одна из них не может обратиться в арбитражный суд.