Оформление приема на работу (ст. 68 ТК РФ)

Оформляется прием на работу приказом работодателя (формы Т-1 и Т-1а, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1), изданным на основании заключенного трудового договора, из чего следует, что при отсутствии трудового договора отсутствует основание для издания приказа. В приказе о приеме на работу в качестве основания его издания и возникновения трудовых отношений указывается не заявление работника, а дата и номер трудового договора.

Содержание приказа работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. При оформлении приказа о приеме работника(ов) на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, на неполное рабочее время, для выполнения определенной работы и др., отличающиеся от обычных – см. раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 5.01.2004 № 1) приема на работу и характер (в пути, разъездной характер, подвижной характер, в полевых условиях, экспедиционный характер – см. ст. 168.1 ТК РФ) предстоящей работы.

Строку «условия приема на работу, характер работы»» нужно заполнить, только если условия и характер работы отличаются от общеустановленных. Однако, чтобы не оставлять строку пустой, допускается запись и о том, что сотрудник принят на обычных условиях (основная работа, постоянно) или «согласно трудовому договору».

Если организация обладает сокращенной формой названия, ее следует указать в скобках рядом с полным названием.

Если в организации отсутствуют структурные подразделения, то в строке (графе) «структурное подразделение» рекомендуется поставит прочерк, что будет свидетельствовать о том, что составитель приказа не забыл указать подразделение, а об их отсутствии или прямо указать: «структурные подразделения отсутствуют».

При заключении с работником(ами) трудового договора на неопределенный срок в реквизитах «Дата» (форма № Т-1) или «Период работы» (форма № Т-1а) строка (графа) «по» не заполняется. Если с работником заключен срочный трудовой договор, то в строках (графах), начинающихся с предлога «по», проставляется дата последнего дня его работы. Если истечение срока трудового договора связано с наступлением какого-либо события (выход на работу временно отсутствующего работника, завершение проектных или строительных работ), т. е. когда при заключении срочного трудового договора невозможно определить последний день работы, то строка (графа) «по» не заполняется.

В отличие от трудового договора, в котором суммы заработной платы совместителей и лиц, работающих на условиях неполного рабочего времени прописываются те, которые работник будет получать фактически, в приказе о приеме на работу тарифная ставка (оклад) указывается в соответствии со штатным расписанием. Трудовое законодательство не содержит такого понятия, как «неполная тарифная ставка (оклад)», есть неполное рабочее время. Тарифная ставка (оклад) не зависят от режима рабочего времени, а фактическая оплата таким лицам производится исходя из указанной в приказе тарифной ставки (оклада) в зависимости от затраченного рабочего времени, согласно табелю учета рабочего времени, или от объема выполненной работы.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа.

На основании приказа о приеме на работу оформляется личная учетная карточка работника формы № Т-2, делается запись в его трудовой книжке, открывается индивидуальный лицевой счет в бухгалтерии (форма № Т-54, Т-54а, ОКУД 0301012, 0301013), работнику присваивается личный табельный номер, который проставляется во всех документах по учету труда и заработной платы.

Порядок присвоения табельных номеров нормативно не определен, хотя многие документы прямо или косвенно, говорят о необходимости наличия табельного номера. Так п. 18 письма Госкомтруда СССР № 75-АБ, Минфина СССР № 89, ЦСУ СССР № 10–80 от 27.04.1973 «Об основных положениях по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве» было предусмотрено, что каждому рабочему и служащему, принятому на постоянную, временную или сезонную работу, присваивается табельный номер, который приводится во всех документах по учету труда и заработной платы. В случае увольнения или перевода работника на другую работу его табельный номер не может присваиваться другому работнику в течение 3-х лет в соответствии с ОСТом (ОСТ 4.071.035–83 «Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Классификация и кодирование информации»). Учитывая это, организации разрабатывают и утверждают своими внутренними документами порядок присвоения табельных номеров. В общем-то, эта процедура не сложна, но должна осуществляться с соблюдением определенных рекомендаций, в частности:

1) На предприятии приказом или должностной инструкцией должен быть определен ответственный работник, на которого возлагаются обязанности по присвоению табельных номеров, по доведению информации о присвоенном табельном номере непосредственно самому работнику и соответствующим должностным лицам предприятия, по ведению реестра присвоенных табельных номеров и контролю соблюдения правил присвоения, использования и учета табельных номеров;

2) Табельные номера должны присваиваться принятым работникам в момент оформления всех других документов по приему работника на работу;

3) То, какой принятому работнику присвоен табельный номер, указывается непосредственно в приказе формы № Т-1 (Т-1а) о приеме работника(ов) на работу;

4) Табельные номера присваиваются каждому вновь принятому работнику, в т. ч. совместителю, по возрастающей (без пропуска каких-либо номеров) в хронологическом порядке;

5) При работе по внутреннему совместительству работнику присваивается дополнительный табельный номер;

6) Табельный номер работника должен состоять только из арабских цифр, без каких-либо дефисов (тире), индексов, серий и прочих знаков;

7) Табельный номер, присвоенный работнику, не меняется в течение всего срока его работы на предприятии (даже в случае перехода на другую IT-программу) и сохраняется за ним в течение трех лет после увольнения;

8) При присвоении табельных номеров работникам автоматически (например, с помощью системы «1С Кадры») также должны соблюдаться указанные требования.

До подписания трудового договора работодатель обязан под роспись ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника (ст. 68 ТК РФ). К последним, прежде всего, относятся: должностная инструкция, положение об оплате труда и стимулирующих выплатах (премиях), положение о персональном учете, положение о работе в условиях, отклоняющихся от нормальных (например, о вахтовом методе), инструкция по охране труда.

Трудовое законодательство не только регулирует трудовые отношения между работниками и работодателями, но и способствует организации эффективного производственного процесса. Наличие в организации предусмотренных трудовым законодательством и деловой практикой локальных нормативных актов, таких как правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положение об оплате и стимулировании труда, должностные инструкции и т. д., соблюдение порядка их принятия и исполнения помогает работникам более четко понимать свое место, роль и задачу в технологическом процессе организации, налаживать деловое взаимодействие с другими работниками и администрацией, эффективно преодолевать, неизбежные в любом процессе, конфликтные ситуации без ущерба для производства.

Так правильному подбору и расстановке кадров в сфере здравоохранения способствуют квалификационные характеристики утв. приказом Минздравсоцразвития России от 23.07.2010 № 541н «Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики должностей работников в сфере здравоохранения». Данный документ состоит из пяти частей: «Общие положения», «Должности руководителей», «Должности специалистов», «Должности младшего медицинского персонала», «Должности прочего персонала лечебно-трудовых мастерских при медицинских организациях». Квалификационные характеристики, содержащиеся в утвержденном разделе, применяются в качестве нормативных документов, а также служат основой для разработки должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей с учетом особенностей труда работников медицинских организаций.

Квалификационные характеристики должностей руководителей, профессорско-преподавательского состава, административно-хозяйственного и учебно-вспомогательного персонала вузов и организаций дополнительного профессионального образования утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 11.01.2011 № 1н.

Раздел «Квалификационные характеристики должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций, лабораторий обеспечения сохранности архивных документов» Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 11.04.2012 № 338н.

Порядок проведения квалификационного экзамена на получение квалификационного аттестата специалиста в области экспортного контроля, его выдачи и отзыва утвержден приказом ФСТЭК России от 22.09.2014 № 107.

Ознакомить работника с локальными нормативными актами необходимо не только ради соблюдения прав работника – проведение данной процедуры, безусловно, в интересах и самого работодателя. Без правил внутреннего трудового распорядка будет невозможно применять дисциплинарные взыскания к работникам, опаздывающим на работу или самовольно отлучающимся в течение рабочего дня. Хотя закон напрямую и не обязывает работодателя иметь должностные инструкции работников, но без должностной инструкции работодатель практически не может, ни потребовать от работника улучшения качества его работы, ни применить дисциплинарные взыскания в случае неисполнения должностных обязанностей, если, конечно, должностные обязанности сотрудника не изложены, абсолютно подробно, в трудовом договоре. Для добросовестного исполнения должностной инструкции не требуется специального распоряжения работодателя, ни устного, ни письменного. Работник обязан исполнять свои трудовые функции в полном объеме в силу закона. На необходимость добросовестного исполнения работником должностных обязанностей указывает ст. 21 ТК РФ. Работник освобождается от ответственности за неисполнение должностной инструкции не в том случае, когда он ее не знает, а в том случае, когда он не ознакомлен с ней под роспись.

В случае отказа работника расписаться в ознакомлении с локальными нормативными актами, составляется комиссионный акт о таком отказе и кандидату отказывается в заключении трудового договора.

Трудовым кодексом РФ порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами организации детально не регламентирован и устанавливается самим работодателем. Документально зафиксировать ознакомление работника под роспись с локальными нормативными актами можно в трудовом договоре, на самом локальном нормативном акте или в листе ознакомления, который будет храниться в личном деле работника. Дата подписи об ознакомлении должна быть не позже даты подписания трудового договора. Если подпись об ознакомлении с локальными нормативными актами делается в трудовом договоре, то во избежание спора ее следует располагать выше подписи под договором, что будет свидетельствовать о том, что с локальными нормативными актами работник ознакомлен до подписания договора. Это подтверждается и имеющейся судебной практикой. Следует иметь в виду, что в случае спора работодатель обязан доказать, что работник ознакомлен именно с тем локальным нормативным актом, который представлен работодателем, поскольку работник может заявить, что знакомился с документом, имевшим совсем иное содержание. Поэтому самый надежный вариант – получить подпись работника на самом документе, причем, на всех его листах.

В таком же порядке работник может быть ознакомлен с локальными актами организации и при заключении соглашения о совмещении профессий (должностей), исполнении обязанностей временно отсутствующего работника в порядке ст. 60.2 ТК РФ.

Порядок составления должностной инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, и работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения. Ответственность за организацию деятельности предприятия и соблюдение законов РФ несет руководитель предприятия (представитель работодателя). Он, либо другое лицо по его поручению, утверждает должностные инструкции, и решает, кто конкретно будет разрабатывать их проекты применительно к деятельности конкретной организации. Руководитель может составить их сам, поручить эту работу специалистам предприятия или заказать специалистам сторонних организаций. При разработке должностных инструкций руководствуются Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016–94 (ОКПДТР), утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367 и должностными обязанностями рабочих, специалистов и служащих, содержащимися в тарифно-квалификационных справочниках (ТКС) и профессиональных стандартах.

По должностям не указанным в ТКС и профессиональных стандартах квалификационные требования к ним устанавливаются работодателем.

Изменяющийся рынок труда требует постоянного развития профессиональных навыков и компетенций работника. Квалификационные справочники, в свою очередь, постепенно устаревают, новых профессий в них либо вообще нет, либо их описание не соответствует действительности. Образовательные программы часто не увязаны с трудовыми функциями по подготавливаемым специальностям. Именно этим и обусловлена потребность изменения действующей системы квалификаций, а точнее, замена ЕТКС и ТКС системой профессиональных стандартов, и, как следствие, в российском трудовом праве появился новый институт – институт профессиональных стандартов.

Подобная ситуация складывается не только в России. В течение последних 20 лет более чем в 100 странах мира идет работа в области создания и внедрения национальных квалификационных структур и стандартов (НКС), национальных систем квалификаций (NQF).

Профессиональный стандарт – характеристика квалификации, необходимой работнику для осуществления определенного вида профессиональной деятельности. Профессиональные стандарты разрабатываются и вводятся с целью задать четкие требования к компетенции специалистов, служить ориентиром для граждан, показывая какими знаниями и навыками нужно обладать, чтобы быть востребованными на рынке труда, быть ориентиром для системы профессионального образования, обязательным при разработке образовательных программ вузов, лицеев и колледжей.

Приказом Минтруда России от 29.09.2014 № 667Н «О реестре профессиональных стандартов (перечень видов профессиональной деятельности)» утверждена форма реестра профессиональных стандартов и порядок его ведения. Ведение реестра, его актуализация и размещение на специализированном сайте Минтруда России «Профессиональные стандарты» (http://profstandart.rosmintrud.ru) осуществляется ФГБУ «НИИ труда и социального страхования» Минтруда России. Ведение реестра осуществляется на основе классификации профессиональных стандартов (видов профессиональной деятельности) по областям профессиональной деятельности и кодирования профессиональных стандартов. В реестр включаются профессиональные стандарты, утвержденные приказами Минтруда России, в 10-дневный срок после их государственной регистрации Минюстом России.

Профессиональные стандарты применяются:

– работодателями при формировании кадровой политики и в управлении персоналом, при организации обучения и аттестации работников, разработке должностных инструкций, тарификации работ, присвоении тарифных разрядов работникам и установлении систем оплаты труда с учетом особенностей организации производства, труда и управления;

– образовательными организациями профессионального образования при разработке профессиональных образовательных программ;

– при разработке федеральных государственных образовательных стандартов профессионального образования.

О профессиональных стандартах см. главу 31 ТК РФ.

Перечень действующих квалификационных справочников работ, профессий рабочих на предприятиях и в организациях, расположенных на территории России и составляющих Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС), утв. постановлением Минтруда России от 12.05.1992 № 15а с последующими изменениями. Порядок применения ЕТКС определен Общими положениями Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих народного хозяйства СССР, утв. постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 31.01.1985 № 31/3–30.

Тарифно-квалификационные характеристики каждой профессии имеют два раздела. Раздел «Характеристика работ» содержит описание работ, которые должен уметь выполнять рабочий. Раздел «Должен знать» содержит основные требования, предъявляемые к рабочему в отношении специальных знаний, а также знаний положений, инструкций и других руководящих документов, методов и средств, которые рабочий должен применять.

В тарифно-квалификационных характеристиках приводится перечень работ, наиболее типичных для данного разряда профессии рабочего. Перечень не исчерпывает всех работ, которые может и должен выполнять рабочий. Работодатель может разрабатывать и утверждать с учетом мнения профсоюзного органа дополнительный перечень работ, соответствующих по сложности их выполнения тем, которые содержатся в тарифно-квалификационных характеристиках профессий рабочих соответствующих разрядов.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37. Он состоит из квалификационных характеристик должностей руководителей, специалистов и служащих, содержащих должностные обязанности и требования, предъявляемые к уровню знаний и квалификации руководителей, специалистов и служащих. Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих утв. постановлением Минтруда России от 09.02.2004 № 9.

Если в квалификационном справочнике или профессиональном стандарте наличие профессионального образования указано без уточнения специальности, то профессиональное образование соответствующего уровня может быть любым.

В связи с выведением техосмотра транспортных средств из компетенции МВД приказом Минпромторга РФ от 01.12.2011 № 1664 утверждены квалификационные требования к техническим экспертам. Данным документом определен необходимый минимум квалификации работников оператора техосмотра, при выполнении которого они могут быть допущены к работе в качестве технических экспертов, осуществляющих техническое диагностирование. Кроме того, должностные обязанности могут содержаться в законах и иных нормативных правовых актах РФ, содержащих нормы трудового права. Так, обязанности бухгалтеров содержатся в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» и т. д.

Трудовая функция работника определяется трудовым договором (ст. 56, 57 ТК РФ). Конкретизировать круг должностных обязанностей, из выполнения которых состоит работа по должности, можно одним из следующих способов:

– перечислить их непосредственно в тексте трудового договора с работником либо в приложении к нему;

– сделать ссылку в трудовом договоре на локальный нормативный акт, в котором перечислены обязанности по такой должности.

Документ, содержащий подробное описание трудовой функции работника, круг его обязанностей, пределы ответственности, квалификационные требования, может иметь разное название. Для рабочих такой документ принято называть рабочей инструкцией, а для руководителей, специалистов и служащих – должностной инструкцией (см. п. 5 Общих положений ЕТКС и п. 4 Общих положений квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих). Для должностей государственной и муниципальной службы разрабатывается должностной регламент.

Должностная инструкция может определять не только что должен делать работник, но и в необходимых случаях (при отсутствии технических регламентов, технологических карт) как.

Должностные инструкции разрабатываются исходя из задач и функций, возложенных на учреждение, организацию в соответствии со штатным расписанием. Должностная инструкция, как правило, составляется по каждой штатной должности, носит обезличенный характер и объявляется работнику под роспись при заключении трудового договора, при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

В настоящее время распространяется практика составления должностной инструкции в целом на структурное подразделение, в которой описываются цели и задачи подразделения, обязанности работников во взаимодействии с другими работниками подразделения и с работниками других структур организации.

С 1 июля 2016 года при разработке должностных инструкций применяются профессиональные стандарты. Указанные в профессиональных стандартах функции и действия в должностной инструкции могут быть детализированы.

Основные положения должностной инструкции:

1. Общие положения: название документа, наименование должности, наименование работодателя, структурное подразделение, рабочее место, категория должности, уровень квалификации, категория (разряд, класс – при наличии), трудовая функция, основная цель вида профессиональной деятельности, назначение и освобождение от должности, подчиненность, замещение на время отсутствия, взаимодействие с другими работниками подразделения и с работниками других структур организации и т. п.

2. Трудовые действия.

3. Необходимые умения.

4. Необходимые знания.

5. Требования к образованию и обучению.

6. Требования к опыту практической работы.

7. Особые условия допуска к работе (наличие лицензии, сертификата, удостоверения; прохождение медицинского осмотра перед началом работы и т. п.), другие характеристики.

8. Обязанности (обязанности не входящие в трудовые действия, но выполнение которых необходимо, например, в целях сохранности имущества, соблюдения санитарии и гигиены, экологической безопасности, этики служебного поведения и др.). Выполнение отдельных служебных поручений.

9. Права.

10. Ответственность.

При изменении технологии, организации производства, замене или установке нового оборудования, приведении должностной инструкции в соответствие с профессиональным стандартом может возникнуть необходимость изменения должностной инструкции без изменения трудовой функции работника. В этом случае изменение должностной инструкции осуществляется в порядке ст. 74 ТК РФ (см. апелляционное определение Ростовского областного суда от 26.05.2016 по делу № 33–8683/2016). О предстоящих изменениях, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель уведомляет работника в письменной форме не позднее чем за два месяца. Если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором. При отсутствии указанной работы или отказе работника от предложенной работы трудовой договор прекращается в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (см. апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 14.08.2015 по делу № 33–5213/2015). Расторжение трудового договора по данному основанию возможно только по истечении двухмесячного срока предупреждения работника об изменении условий трудового договора (см. письмо Роструда от 2.05.2012 № ПГ/3382–6–1, апелляционное определение Калининградского областного суда от 24.06.2015 по делу № 33–3124/2015).

Если же внесение изменений в должностную инструкцию влечет изменение трудовой функции или иных условий трудового договора, не связанных с изменением организационных или технологических условий труда, в этом случае должны быть соблюдены требования ст. 72 ТК РФ. Только после того как работник согласился на продолжение трудовых отношений и подписал соглашение об изменении условий трудового договора, вносятся изменения в должностную инструкцию.

Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ. Если должностная инструкция утверждена как локальный нормативный акт (ст. 8 ТК РФ), то она распространяется на всех работников, принятых на соответствующую должность, в отличие от должностной инструкции, прилагаемой к трудовому договору и действующей только в отношении работника, с которым заключен такой трудовой договор. Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки отдельного соглашения. Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, ознакомив с ней работника под роспись.

Экземпляр (копия) должностной инструкции, как правило, вручается работнику, либо работник должен иметь к ней доступ в течение своего рабочего времени.

При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать требования ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенного в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (см. письма Роструд от 31.10.2007 № 4412–6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников» и от 09.08.2007 № 3042–6–0, определение Верховного Суда Республики Татарстан от 27.04.2015 № 33–6229/2015).

В настоящее время заявление о приеме на работу не является обязательным документом. Согласно ст. 16 ТК РФ трудовые отношения между работником и работодателем возникают на основании трудового договора. Однако на практике заявление по-прежнему широко используется и в ряде случаев вполне оправдано, поскольку является письменным выражением воли лица вступить в трудовые отношения с данным работодателем, что особенно важно в случае необоснованного отказа работодателя в приеме на работу. Заявление о приеме на работу также упрощает процесс взаимодействия между руководителем, службой кадров и работником. Видя подписанное руководителем заявление, работник кадровой службы не сомневается в том, что соглашение об установлении трудовых отношений с данным человеком достигнуто, и необходимо начать оформление документов.