§ 1. Свидетельствование верности копий документов и выписок из них

§ 1. Свидетельствование верности копий документов и выписок из них

1. Условия свидетельствования верности копий документов и выписок из них

Совершение указанных нотариальных действий урегулировано в гл. XIII Основ законодательства РФ о нотариате «Свидетельствование верности копий документов и выписок из них, подлинности подписи и верности перевода».

В соответствии со ст. 77 Основ законодательства РФ о нотариате нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из них, выданных юридическими лицами, а также гражданами при условии, что эти документы не противоречат законодательным актам РФ. Удостоверение копий в настоящее время является основным видом нотариальных действий. Так, по данным нотариальной статистики, в 1999 г. было засвидетельствовано 14021665 копий, а в 2000 г. – 17005217, прирост составил 21%. В общем количестве совершенных нотариальных действий в 1999 г. свидетельствование копий составило 61,49%, а в 2000 г. – 56,86%[210].

Внешне простое, данное нотариальное действие также требует большой ответственности и разумной осторожности нотариуса. Например, в нотариальной практике имели место случаи ошибочного удостоверения поддельных документов, использованных затем во внешнеэкономическом обороте, что причинило существенный ущерб ряду предприятий. Удостоверение ненадлежащих копий учредительных документов хозяйственных обществ и товариществ (например, с изменением долей участников ООО) может привести к совершению неправомерных действий по отчуждению имущества общества.

Общие условия свидетельствования верности копии – непротиворечие документа требованиям законодательства РФ. Поскольку данное условие относится к числу оценочных категорий, то под ним имеется в виду, например, соответствие документа, в отношении которого заявитель обратился с просьбой о свидетельствовании копии, компетенции выдавшей его организации и наличие необходимых реквизитов. Как сказано в п. 37 Методических рекомендаций по совершению отдельных видов нотариальных действий нотариусами РФ, при свидетельствовании верности копий документов, исходящих от юридических лиц, нотариус проверяет наличие необходимых реквизитов на этих документах, в частности, даты составления (принятия) документа, подписи (подписей) должностного лица (должностных лиц), печати. Поэтому не может быть засвидетельствована копия документа, который не соответствует компетенции данного органа, совершенного с нарушением закона, например копия договора ипотеки, который не был нотариально удостоверен.

Ряд специалистов выделяет в качестве второго условия свидетельствования копии юридическое значение соответствующего документа[211]. На наш взгляд, вряд ли это верно, поскольку данное условие прямо в законодательстве не содержится. Документ, соответствующий требованиям законодательства, но утративший юридическое значение, может быть засвидетельствован нотариально, например копия договора купли-продажи имущества, которое сменило собственника.

На свидетельствование копий распространяются общие условия совершения нотариальных действий, в частности ст. 45 Основ законодательства РФ о нотариате о недопустимости принятия для совершения нотариальных действий документов, имеющих подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, а также документов, исполненных карандашом. В документе, представленном для свидетельствования и содержащем более одного листа, все листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью. Здесь действуют ограничения ст. 47 Основ и другие общие правила, в частности ст. 42 Основ законодательства РФ о нотариате по установлению личности лица, обратившегося за совершением нотариального действия.

В практике возникал вопрос о допустимости свидетельствования копий документов, имеющих факсимильную подпись.

Вот какой ответ был дан Федеральной нотариальной палатой. Согласно ст. 77 Основ законодательства РФ о нотариате нотариус вправе свидетельствовать верность копий документов и выписок из них при условии, что эти документы не противоречат законодательным актам РФ.

Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифрового либо иного аналога собственноручной подписи предусмотрено ГК лишь при совершении сделок (п. 2 ст. 160). Однако ГК установил, что факсимильная подпись допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. В связи с этим полагаем, что при отсутствии в документе соглашения сторон о том, что при совершении сделки возможно использование факсимильной подписи, нотариус свидетельствовать верность копий такого документа не вправе[212].

Для свидетельствования копии официального документа, выданного за рубежом, необходимо наличие на нем в соответствии с международными договорами России отметки о его легализации либо проставление апостиля. Только в отношениях с определенным кругом государств допускается принятие документов без таких условий, например в соответствии со ст. 13 Конвенции государств СНГ о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам. Поэтому документы, изготовленные, например, в Республике Беларусь, могут свидетельствоваться на таких же условиях, что и документы, происходящие из России.

Условия свидетельствования копии выписки из документа. Согласно ч. 2 ст. 77 Основ законодательства РФ о нотариате верность выписки может быть засвидетельствована при особых условиях. Совершение нотариального действия возможно только тогда, когда в документе, из которого делается выписка, содержатся решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа по определенному вопросу. Например, таким образом может быть оформлена выписка из протокола заседания ученого совета или заседания кафедры высшего учебного заведения, из протокола общего собрания акционерного общества или участников общества с ограниченной ответственностью.

Условия свидетельствования верности копии документа, выданного гражданином. Согласно ст. 78 Основ законодательства РФ о нотариате верность копии документа, выданного гражданином, свидетельствуется нотариусом в тех случаях, когда подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, учреждения, организации по месту работы, учебы или жительства гражданина. Поэтому, например, нотариус не может засвидетельствовать копию учредительного договора, подписи на котором его учредителей – граждан не были засвидетельствованы в порядке, установленном ст. 78 Основ законодательства РФ о нотариате.

Следует также ограничительно толковать компетенцию должностных лиц, удостоверяющих копии документов. Поэтому правом удостоверения подписи граждан должностные лица наделены только в отношении своих работников по месту работы либо только в отношении студентов и учащихся в конкретном (а не другом) высшем или среднем специальном учебном заведении. Таким же образом могут удостоверять подлинность подписи на документе должностные лица жилищно-эксплуатационных организаций – только в отношении проживающих на подведомственной им территории граждан.

Условия свидетельствования верности копии с копии документа. Согласно ст. 79 Основ законодательства РФ о нотариате верность копии с копии документа свидетельствуется нотариусом при условии, если верность копии засвидетельствована в нотариальном порядке или копия документа выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ. В последнем случае копия документа должна быть изготовлена на бланке данного юридического лица, скреплена печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.

2. Объект свидетельствования

Объекты свидетельствования можно подразделить по содержанию (характеру) документа и по форме (способу) изготовления копии.

В качестве объектов свидетельствования по содержанию могут быть самые различные документы. Во-первых, официальные документы, выданные либо подготовленные самыми различными организациями, к числу которых могут относиться различные справки, свидетельства, аттестаты, дипломы, протоколы, уставы, решения, заключения. Во-вторых, частные документы, исходящие от граждан и организаций, например, различные заявления, коммерческая переписка сторон гражданско-правового договора, соответствующие требованиям ст. 78 Основ законодательства РФ о нотариате.

Дискуссию вызывает возможность свидетельствования копий с ряда документов, в частности, паспорта, удостоверения личности, профсоюзного, военного билетов. Дело в том, что Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» запрещал свидетельствование копий с вышеуказанных документов, а также с профсоюзного, партийного билета и т.п. Ряд авторов полагает, что Указ сохраняет свою силу, и поэтому, например, копия паспорта нотариусом удостоверена быть не может[213].

На наш взгляд, следует критически подойти к оценке юридической силы данного Указа. Дело в том, что Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. даже не содержал слова «нотариус». Данный Указ был адресован государственным и общественным предприятиям, учреждениям и организациям и воспроизводил в своем содержании запрет, содержавшийся в советский период во всех законах союзных республик о государственном нотариате[214], в том числе в ст. 74 Закона РСФСР «О государственном нотариате». Положения данного Закона перешли в п. 122 Инструкции о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами РСФСР 1987 г. (ранее – 1975 г.). Однако уже ст. 77 Основ законодательства РФ о нотариате не содержала таких ограничений на свидетельствование копий, поэтому вряд ли верно в настоящее время руководствоваться положениями Указа, воспроизводящего не действующие ныне положения Закона РСФСР «О государственном нотариате» и имевшего адресатом государственные предприятия и организации. Необходимо подчеркнуть, что Указ носил не содержательный, а организационный характер и не содержал обязывающих положений в отношении государственных нотариальных контор.

Следует также учитывать, что в настоящее время изменился практически весь гражданский оборот, в связи с чем потребность в предоставлении копий паспортов существенно выросла. Например, при открытии счетов в банках или совершении там крупных операций, открытии банковских пластиковых карт, подаче документов для получения визы в консульство иностранного государства и в других случаях.

Поэтому, поскольку в таких случаях снимаются ксерокопии паспортов, то почему же их нельзя удостоверить нотариально? На наш взгляд, во многих известных нам случаях нотариальная практика складывается позитивно и нотариусы правомерно свидетельствуют копии паспортов – как внутренних, так и заграничных, равно как и паспортов иностранных граждан. Ведь ст. 77 Основ законодательства РФ о нотариате специальных ограничений не содержит и требует только непротиворечия копий свидетельствуемых документов законодательству России. Таким образом, ограничения установлены в отношении формы и реквизитов документов, а не их видовой принадлежности.

В этом плане вполне обоснованное разъяснение было дано Федеральной нотариальной палатой, согласно которому свидетельствование верности копии паспорта иностранного гражданина, записи в котором выполнены на иностранном языке, возможно, поскольку ст. 77 Основ законодательства РФ о нотариате не содержит каких-либо ограничений по свидетельствованию верности копий определенных видов документов. Что касается порядка свидетельствования копии с указанного документа, то оно должно производиться при одновременном свидетельствовании верности копии документа и подлинности подписи переводчика. Учитывая, что документы, с которых свидетельствуется верность копии, не должны противоречить законодательным актам РФ, принимая во внимание утвержденную форму бланка паспорта гражданина РФ, а также исходя из аналогии права, представляется недопустимым подшивать к паспорту нотариально удостоверенный перевод его содержания[215].

3. Виды копий по форме (способу) изготовления

По форме (способу) изготовления копии можно выделить следующие виды копий. Во-первых, путем механического воспроизведения текста документа на печатной машинке, компьютере, путем переписывания от руки. В этом случае нотариус должен проверить соответствие копии подлиннику, вместо подписи должностного лица и печати поставить соответствующие штампы («подпись» и «печать»), а также прочеркнуть незаполненные и другие свободные места на копии.

Во-вторых, путем его ксерокопирования и сканирования. Это вполне оправданные новые способы фиксации копий подлинных документов, обеспечивающих их соответствие оригиналу, особенно если ксерокопирование либо сканирование выполняются непосредственно в помещении нотариальной конторы. Поэтому такой способ копирования является, пожалуй, самым распространенным. Между тем ни прежние, ни новые формы удостоверительных надписей, утвержденные Приказом Министерства юстиции РФ от 10 апреля 2002 г. N 99 «Об утверждении форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах», не содержат специальной формы удостоверительной надписи для свидетельствования ксерокопии.

Поэтому здесь вполне можно исходить из разъяснений, данных в 1999 г. Федеральной нотариальной палатой, согласно которым при свидетельствовании верности копий документов, выполненных путем ксерокопирования, нотариус может воспользоваться удостоверительной надписью по форме N 45 (в настоящее время – N 51), которая не конкретизирует, каким способом выполнена копия документа, указав, что подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений при свидетельствовании верности копии с документа не оказалось[216].

4. Обязательность и факультативность нотариального удостоверения копий. Полномочия других органов на свидетельствование копий

Обращение к нотариусу за свидетельствованием копии может носить обязательный либо факультативный характер. Можно выделить ряд случаев, когда только нотариально засвидетельствованная копия может иметь юридическое значение. В частности, это следующие случаи:

1) нотариально удостоверенная копия соглашения между должником, залогодателем и законным владельцем закладной о частичном исполнении обеспеченного ипотекой обязательства (п. 7 ст. 13 Федерального закона «Об ипотеке (залоге недвижимости)»);

2) нотариально заверенные копии учредительных документов, свидетельства о регистрации, реестров акционеров, а также легализованных документов иностранных участников (п. 2 ст. 5 Федерального закона «О финансово-промышленных группах»);

3) нотариально заверенные копии патентов (п. 4 ст. 5 Федерального закона «Об упрощенной системе налогообложения, учета и отчетности для субъектов малого предпринимательства»);

4) нотариально засвидетельствованные копии учредительных документов и положений о филиалах (п. 2 ст. 20 Федерального закона «Об иностранных инвестициях в Российской Федерации»);

5) нотариально удостоверенные копии устава и свидетельства о государственной регистрации учредителей (п. 7 ст. 11 Федерального закона «О свободе совести и о религиозных объединениях»)[217].

Как полагает ряд специалистов, только при свидетельствовании верности копий указанных документов тариф должен взиматься в соответствии с Законом РФ «О государственной пошлине», в остальных же случаях нотариус вправе руководствоваться положениями ст. 22 Основ законодательства РФ о нотариате, определяя тариф соглашением[218]. На наш взгляд, исходя из публично-правового характера нотариальной деятельности, вряд ли верно взимать тариф по соглашению в этом случае. В таких случаях следует руководствоваться законодательством о государственной пошлине и нотариальных тарифах.

Достаточно большой круг организаций и лиц наделен правом свидетельствования верности копий документов. На наш взгляд, если данная копия предназначена не для последующего представления нотариусу, то в этом плане можно исходить из положений упомянутого выше Указа Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-Х, согласно которому государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают гражданам копии документов, исходящих от этих учреждений, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Такой порядок более рационален и облегчает документооборот.

Правом свидетельствования копий для судебного процесса наделены суды. Так, в соответствии со ст. 72 ГПК письменные доказательства, имеющиеся в деле, по просьбе лиц, представивших эти доказательства, возвращаются им после вступления решения суда в законную силу. При этом в деле остаются засвидетельствованные судьей копии письменных доказательств. Схожий порядок установлен в ч. 10 ст. 75 АПК, согласно которой лица, представившие письменные доказательства, могут просить о возвращении им письменных документов из дела, если они не подлежат передаче другому лицу. Одновременно с заявлениями указанные лица представляют надлежащим образом заверенные копии документов или ходатайствуют о засвидетельствовании судом верности копий, остающихся в деле.

Такой порядок, установленный в гражданском и арбитражном процессе, вполне рационален и избавляет лиц, участвующих в деле, от необходимости стороннего свидетельствования письменных документов. Было бы верно данное правило распространить на все случаи представления соответствующих подлинных документов в различные организации, органы власти и должностным лицам для целей их деятельности. Они должны свидетельствовать и верность копий с представленных им в рамках административного процесса документов, которые останутся у них в делах. Нотариально засвидетельствованные копии необходимы, на наш взгляд, для представления за границу и в рамках использования в нотариальном производстве.