3.13. Деловодство

3.13. Деловодство

Любой государственный орган, предприятие, учреждение, организация, их должностные лица, а также объединения граждан в процессе своей деятельности в той или иной степени связаны с документами, их изданием, хранением, движением, т.е. с деловодством. В документах отражается многообразная деятельность государственных органов, в том числе и в плане их взаимоотношений с гражданами.

Деловодство представляет собой деятельность, по созданию документов и контролю за соответствием их нормативно-правовым актам, обеспечению движения документов, их хранению и сохранности содержащихся в них сведений.

Необходимость надлежащего осуществления деловодства и его совершенствования обусловлена рядом обстоятельств.

Прежде всего, усложняются функции государственного управления, в связи с чем повышаются требования к составлению документов, их оформлению и обработке. Также необходимо учитывать бурный рост компьютеризации этих процессов, широкое внедрение в повседневную деятельность государственных органов высокоэффективной копировальной техники.

Овладение приемами рациональной работы с документами – важнейшее направление повышения эффективности управленческого труда, позволяющее избежать неоправданных временных затрат, сосредоточить усилия управленцев на оперативном и качественном разрешении конкретных административных дел. С другой стороны, несоблюдение требований и правил деловодства, несомненно, сказывается на уровне государственной дисциплины, нарушение которой не только влечет за собой сбои в работе конкретного органа, его структурного подразделения, но и служит причиной неоправданных сложностей в их взаимодействии и взаимоотношениях с иными субъектами, в том числе с гражданами. Более того, такого рода нарушения зачастую становятся причиной возникновения конфликтных ситуаций, правовых споров, разрешение которых, в свою очередь, служит еще одним фактором увеличения и без того достаточно высокой загруженности органов, осуществляющих юрисдикционную деятельность.

К числу важнейших факторов, обусловливающих необходимость надлежащего ведения деловодства, следует отнести обеспечение прав и интересов граждан, вступающих в правоотношения с органами государства. Не секрет, что значительная часть нарушений прав граждан связана с ненадлежащим оформлением документов, несоблюдением правил их регистрации и движения. К примеру, не вызывает сомнения, что утрата того или иного документа может вызвать значительные временные потери, связанные с его восстановлением, издержки материального и морального характера, негативно влияющие на характер взаимоотношений гражданина и государства в лице его органов и должностных лиц. Вот почему есть основания утверждать, что соблюдение надлежащего порядка при осуществлении этого вида деятельности представляет собой одну из гарантий соблюдения, реализации и охраны прав и свобод граждан. Это обстоятельство в значительной степени связано с тем, что деловодство – это деятельность, которая осуществляется в той или иной степени во всех сферах жизни общества. Особое звучание это положение приобретает в контексте деятельности органов правосудия, прокуратуры, иных правоохранительных органов. Не случайно детальная регламентация этих вопросов получила свое отражение в соответствующих нормативных актах, например, в «Инструкции по деловодству в Верховном Суде Автономной Республики Крым, областном, межобластном, Киевском и Севастопольском городских, районном (городском) суде», утвержденной приказом Министра юстиции Украины от 13.03.97 г. № 22/5[102].

Можно выделить ряд аспектов деловодства.

Прежде всего, это юридический аспект, который связан с разрешением вопросов обеспечения законности и дисциплины в области деловодства, необходимостью официального закрепления требований, предъявляемых к документам в соответствующих нормативно-правовых актах – приказах, инструкциях, положениях и т.п., и неукоснительного их соблюдения.

Не менее важен и организационный аспект, проявляющийся в налаживании разнообразных и достаточно сложных отношений организационного характера, складывающихся между государственными органами, предприятиями, учреждениями, организациями, их структурными подразделениями по поводу создания документов, их движения, обработки и т.п. При этом на первый план выступает четкое определение функций и полномочий каждого из субъектов такого рода отношений.

Все большее значение приобретает экономический аспект деловодства, связанный с экономической целесообразностью, оптимальностью его осуществления. С учетом огромного числа разнообразных документов, используемых в деятельности различных органов и организаций, этот аспект становится все более актуальным.

Базовым понятием в данном виде административно-процессуальной деятельности выступает понятие документа. Происхождение этого термина связано с латинским словом «documentum», означающим свидетельство, доказательство. По своей сути документ – это носитель какой-либо информации. В более строгом значении он представляет собой средство закрепления информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и деятельности человека, оформленное в соответствии с определенными требованиями, обеспечивающее возможность осуществления различных управленческих действий, а также отражающее те или иные аспекты правового положения субъектов правовых отношений.

Остановимся подробнее на классификации документов.

По степени первичности текста документов выделяются подлинники и копии документов. Подлинником является оригинальный документ, исходящий от компетентного органа или должностного лица, составленный в окончательной редакции и оформленный с соблюдением установленных требований.

Копия представляет собой документальное воспроизведение всех реквизитов оригинального документа. Этот вид документа может выражаться в виде факсимильной либо свободной копии. Факсимильная копия – это документ, отражающий абсолютно все особенности оригинального документа. Наиболее распространенными документами этого вида являются ксерокопии. В свободной копии также получает свое отражение вся информация, содержащаяся в подлинном документе, однако при этом графическое расположение материалов может быть иным, чем в оригинале. Особую разновидность копий составляет дубликат документа – т.е. копия, которая создана взамен утраченного либо неисправимо поврежденного оригинального документа.

По степени отражения содержания документа можно выделить документы, изданные в полном объеме, и выписки из документов, полностью воспроизводящие лишь определенную часть документа. Примером такого рода документа может служить выписка из трудовой книжки, содержащая сведения о трудовой деятельности человека за определенный период времени.

В зависимости от объема вопросов, получающих свое отражение в документе, последние подразделяются на простые и сложные. К числу простых относятся документы, отражающие какой-либо один вопрос, например, приказ о назначении на должность конкретного лица. В сложных документах затрагивается несколько вопросов, как правило, выделяемых в пунктах либо разделах документов. Примером такого документа может служить протокол заседания коллегиального органа, содержащий ход и результаты рассмотрения нескольких вопросов.

Различна и техника нанесения информации на документ. В связи с этим выделяются рукописные, машинописные документы, документы, содержащие аудио– и видеоинформацию, фотодокументы. В настоящее время наибольшее распространение получили тексты и другая информация, вносимые в документы при помощи компьютерной техники.

Еще одним критерием классификации документов служит характер изложения содержания документа. С этой точки зрения можно выделить индивидуальные, трафаретные и типовые документы. Особенностью документов первого вида является относительно свободное изложение содержания документа, например, автобиография. С учетом сходности определенных управленческих действий связано составление трафаретных документов, например, заявление гражданина о принятии на работу. В случаях, когда необходимо закрепить конкретную документальную форму, применяются типовые документы, в которых заранее разрабатывается определенный текст, дополняемый информацией, необходимой в данном конкретном случае. Примером такого документа может служить типовой договор, в который вносятся данные о лицах, его заключивших, дата заключения договора и данные, конкретизирующие его содержание.

Одной из важнейших выступает классификация документов по их названиям. С этой точки зрения среди документов выделяются приказы, протоколы, стенограммы, решения, резолюции, докладные записки, доклады, положения, уставы и т.п. С учетом этого документы группируются в зависимости от принадлежности к функциям управления, которые они обслуживают. Так, с учетом изложенных критериев группируются документы в Перечне типовых документов, которые создаются в процессе деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, иных учреждений, организаций и предприятий, с определением сроков хранения документов, утвержденном приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. № 41[103]. В части указанного Перечня, содержащей указание на документы, которые издаются в управленческой деятельности, выделяются такие разделы, как организация системы управления; прогнозирование, планирование, ценообразование; финансирование, кредитование, налоговая политика; учет и отчетность; организация использования трудовых ресурсов; работа с кадрами; социально-культурное развитие населения; научно-информационная деятельность; экономическое, научно-техническое и культурное сотрудничество с зарубежными странами; материально-техническое обеспечение; административно-хозяйственное обслуживание; деятельность общественных организаций. В свою очередь, в каждом из разделов типовые документы еще более детализируются в зависимости от управленческих функций. В частности, в разделе организации системы управления выделяются документы, связанные с распорядительной деятельностью, контролем, организационными основами управления, правовым обеспечением управления, организацией документального обеспечения управления и ведомственного хранения документов. Применительно к такому делению указываются и конкретные документы. Например, применительно к осуществлению контроля выделяются:

– документы (акты, доклады, справки, обзоры) о проверке исполнения Конституции и законов Украины, актов Президента Украины, постановлений Верховных Рад Украины и Автономной Республики Крым, актов Кабинета Министров Украины и Совета Министров Автономной Республики Крым, решений местных органов исполнительной власти и самоуправления:

а) по месту проверки и в организации, которая проводит проверку;

б) в иных организациях;

– документы (программы, докладные записки, справки, акты, заключения, отчеты) о проверке исполнения решений коллегий, приказов центральных и местных органов исполнительной власти, предприятий, учреждений, организаций:

а) по месту проверки и в организации, которая проводит проверку;

б) в иных организациях;

– переписка о проверке исполнения распорядительных документов органов государственной власти и местного самоуправления;

– документы (доклады, докладные записки, справки, акты) комплексных ревизий и проверок учреждений, организаций, предприятий органами исполнительной власти (за исключением документов периодичных бухгалтерских ревизий):

а) по месту ревизии и в организации, которая осуществляет проверку;

б) в иных организациях;

– переписка с органами исполнительной власти, местного самоуправления о проведении и результатах ревизий, проверок; об организации и улучшении контроля и проверки исполнения;

– журналы учета ревизий, проверок и контроля за исполнением их рекомендаций;

– документы (докладные записки, отчеты, справки, переписка) об исполнении предложений по результатам обследований, проверок и критических выступлений в средствах массовой информации;

– обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан:

а) которые содержат предложения о существенных изменениях в работе учреждений, организаций, предприятий либо об устранении серьезных недостатков и злоупотреблений;

б) личного либо второстепенного характера;

– документы (аналитические справки, обзоры, докладные записки, анализы) о состоянии работы по рассмотрению предложений, заявлений, и жалоб граждан:

а) по месту составления;

б) в иных организациях;

– переписка о проверке предложений, заявлений и жалоб граждан.

В указанном Перечне документов содержится четкое закрепление сроков хранения документов в зависимости от того, поступают или не поступают документы в государственные архивы. Указание на подпункты «а» и «б» связано с конкретными сроками хранения документов.

Ряд нормативно-правовых документов регламентирует особенности осуществления деловодства, связанные с необходимостью сохранения секретности определенной информации. В частности, это Инструкция о порядке отбора и передачи секретных документов на архивное хранение, утвержденная приказом Государственного комитета Украины по вопросам государственных секретов и технической защиты информации и Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 3.03.97 г. № 25/7,[104] а также Инструкция о порядке учета, хранения и использования документов, дел, изданий и других материальных носителей информации, которые содержат конфиденциальную информацию, являющуюся собственностью государства, утвержденная постановлением Кабинета Министров Украины от 27.11.98 г. № 1893[105].

Общие правила, регламентирующие порядок осуществления деловодства, получили своё закрепление в Примерной инструкции по деловодству в министерствах, иных центральных органах исполнительной власти, Совете Министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти[106].

Указанная инструкция устанавливает общие правила документирования управленческой деятельности министерств, иных центральных органов исполнительной власти, Совета Министров Автономной Республики Крым, а также местных органов исполнительной власти. Она определяет порядок ведения общего деловодства, а её положения распространяются на всю служебную документацию.

Инструкция охватывает порядок работы с документами, начиная с их создания и до отправления в соответствующий орган либо передачи в архив.

Так, инструкцией регламентируются общие вопросы документирования управленческой деятельности; приём, рассмотрение и регистрация документов; составление и оформление служебных документов, в том числе датирование, индексация, согласование, засвидетельствование и адресование документов.

Документирование управленческой деятельности состоит в фиксации по установленным правилам на бумажных либо магнитных носителях управленческих действий, т.е. в создании документов. Основанием для создания документов выступает необходимость засвидетельствования наличия и содержания управленческих действий, а также передачи, хранения, использования информации на протяжении определённого времени.

Управленческая деятельность осуществляется путём издания распорядительных документов. Распорядительные документы, поступающие в учреждение от вышестоящих органов, должны быть доведены до организаций, находящихся в сфере его управления. Такого рода документы в виде ксерокопий рассылаются вместе с сопроводительным письмом. В свою очередь, документы, издаваемые на основании распорядительных документов вышестоящих органов, должны обязательно содержать ссылку на них с указанием наименования этих документов, а также дат, номеров и заголовков.

Инструкция содержит также положения, касающиеся документов, создаваемых коллегиальными органами. В частности, ход обсуждения вопросов и решений, принимаемых коллегиальными органами на собраниях, заседаниях, советах, фиксируется в протоколах, которые в свою очередь оформляются на основе записей и стенограмм, сделанных в ходе заседания.

В случае, когда ход заседания коллегиального органа стенографируется, содержание самих выступлений в протокол не заносится, а расшифрованная и надлежаще оформленная стенограмма прилагается к протоколу. При фиксации хода заседания на магнитной плёнке записанные на ней тексты перепечатываются и вносятся в протокол.

Передача информации о решениях коллегиальных органов осуществляется путём пересылки последних соответствующим организациям для исполнения. Оперативная связь с организациями, учреждениями и гражданами осуществляется путём направления им писем.

Достаточно детально регламентирует инструкция порядок приёма, рассмотрения, регистрации документов.

Централизованный приём всех документов, поступающих в учреждение, осуществляется канцелярией. В нерабочее время приём документов может быть осуществлён дежурным сотрудником.

Все конверты, поступившие в канцелярию, раскрываются в ней, за исключением тех, которые имеют пометку «лично». Если конверт повреждён, то об этом обязательно должна делаться пометка в почтовом реестре. Сами конверты сохраняются и прилагаются к документу в том случае, если только по ним можно установить адрес отправителя и время отправления и получения документов. Это делается и тогда, когда в конверте отсутствуют отдельные документы либо установлено несоответствие номеров документов номерам на конверте. Неправильно оформленные, повреждённые, либо направленные не по адресу документы возвращаются отправителю или пересылаются адресату. Все документы, поступившие в учреждение, подлежат обязательному предварительному рассмотрению. Это обусловлено тем, что среди них следует выделить такие, которые требуют обязательного рассмотрения их руководством учреждения либо исполнителями в соответствии с функциональными обязанностями, а также необходимостью регистрации документов и установления сроков их исполнения. Такого рода предварительное рассмотрение осуществляется руководителем канцелярии либо любым уполномоченным на это лицом. Осуществляется предварительное рассмотрение документов в день получения документов либо в первый рабочий день в случае получения их в нерабочее время. Что же касается поручений вышестоящих органов, телеграмм и телефонограмм, то они рассматриваются немедленно. Руководству учреждения в первоочередном порядке передаются законы Украины, акты и корреспонденция Верховной Рады Украины, Президента Украины, Кабинета Министров Украины, Верховной Рады и Совета Министров Автономной Республики Крым, органов исполнительной власти и местного самоуправления, а также наиболее важные документы, содержащие информацию о принципиальных вопросах деятельности учреждения, требующих разрешения их руководством. Все иные документы передаются в структурные подразделения и непосредственно исполнителям.

Одним из важных этапов работы с документами является их регистрация. Регистрация документа представляет собой фиксацию фактов создания либо поступления документов и осуществляется путём проставления на нём условного обозначения – регистрационного индекса с дальнейшей записью необходимых сведений о документе в соответствующих регистрационных формах. Целью регистрации является обеспечение учёта документов, а также контроля за исполнением и оперативным использованием имеющейся в документах информации.

Регистрации подлежат документы, создаваемые и используемые в учреждении, а также те, которые поступают от других органов, учреждений, организаций и граждан. Основным принципом регистрации документа является однократность, т.е. каждый документ в данном учреждении регистрируется только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления либо не позднее следующего дня, если документ поступил в нерабочее время, а созданные документы – в день их подписания либо утверждения. При этом документы регистрируются в пределах их групп в зависимости от названия, вида документа, его автора и содержания. Так, отдельно регистрируются законы Украины, акты и корреспонденция Верховной Рады Украины, Президента Украины, Кабинета Министров Украины, бухгалтерские документы и т.д. Во время регистрации документа проставляется регистрационный индекс, который составляется из порядкового номера в пределах группы документов, которые регистрируются, и дополняется индексами по номенклатуре дел, вопросам деятельности, корреспондентам и т.д. Для регистрации всех документов применяется единая регистрационно-контрольная карточка. Другой формой регистрации является журнальная форма, которая допускается в учреждениях со сравнительно небольшим объёмом документооборота – 500-600 документов в год.

Значительное внимание уделяется составлению и оформлению служебных документов.

Прежде всего, чётко определен формат служебных документов. Для их составления должна использоваться бумага форматов А-3, А-4, А-5. Составление документов на бумаге иного формата не разрешается.

Как правило, все служебные документы должны оформляться на бланках соответствующего учреждения, которые изготовляются в соответствии с требованиями государственных стандартов. При этом выделяется два вида бланков: бланк для писем и общий бланк для иных видов организационно-распорядительных документов. Не на бланках оформляются некоторые внутренние документы, например, заявления работников, служебные справки, а также документы, созданные от имени нескольких организаций.

С целью ускорения исполнения документов и надлежащего формирования дел в деловодстве каждый документ должен содержать один вопрос, за исключением таких документов, как протоколы, приказы, планы, отчёты и обобщающие документы.

Текст документа должен содержать определённую аргументированную информацию, которая должна быть изложена сжато, грамотно, понятно и объективно, без повторений и использования слов и оборотов, которые не несут содержательной нагрузки. При этом содержание документа должно быть связано с содержанием ранее изданных документов по этому вопросу.

Текст документа оформляется в виде сплошного сложного текста, анкеты, таблицы. Сплошной сложный текст документа должен содержать грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях. Он используется при составлении правил, положений писем, распорядительных документов. Как правило, тексты распорядительных документов и писем состоят из двух частей. В первой части указываются основания либо обоснования для составления документа, а во второй части – выводы, предложения, решения, распоряжения либо просьбы.

Форма анкеты используется в случае изложения цифровой либо словесной информации об одном объекте по определённому объёму признаков. Такого рода тексты используются в организационно-распорядительных документах, документах по материально-техническому снабжению, финансовых документах т.д. Использование формы таблицы возможно в случае изложения цифровой либо словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков, например, в плановых, отчётно-статистических документах.

Особое внимание уделяется оформлению документов.

Служебный документ должен иметь обязательные реквизиты и стабильный порядок их размещения. Так, он должен содержать наименование учреждения, фамилию автора документа и его код, код формы документа, название вида документа, дату, индекс, заголовок к тексту, текст, подпись, визы, отметку об исполнении документа и направлении его в дело. В установленных законом случаях в нём должна быть отметка о государственной регистрации.

Наименование учреждения должно соответствовать наименованию, указанному в положении (уставе) о нём. Сокращенное наименование можно использовать только в случае, если оно официально зафиксировано в положении (уставе) учреждения. Название вида документа (приказ, распоряжение, решение и т. д.) указывается на бланке печатным либо машинописным способом и должно соответствовать компетенции учреждения, содержанию управленческой деятельности. Заглавие текста документа должно отражать содержание документа. Оно должно быть максимально коротким и ёмким, точно передавать содержание текста и при этом грамматически согласовываться с названием документа. В случае, если в документе идёт речь о нескольких вопросах, заголовок может быть обобщённым.

Все служебные документы подлежат датированию. При этом датой документа является дата его подписания, а для документа, принимаемого коллегиальным органом, – дата его принятия. В случае, если документ подлежит утверждению, датой документа является дата его утверждения. Дата на документе проставляется лицом, которое его подписывает либо утверждает, в момент совершения этих действий. Все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и исполнением, подлежат обязательному датированию и подписанию.

Индексация документов состоит в присвоении им условных обозначений – индексов, которые присваиваются документам во время регистрации и которые указывают на место составления, исполнения и хранения документов. Индексы входящих и создаваемых учреждением документов состоят из порядковых номеров в пределах группы документов, которые регистрируются и которые в соответствии с задачами поиска могут дополняться индексами по номенклатуре дел, вопросам деятельности, исполнителям и т.д. Составные части индекса отделяются одна от другой косой чертой. Индекс совместного нормативного акта должен составляться из индексов учреждений, его издавших.

В случае необходимости в оценке целесообразности документа, его обоснованности и соответствия требованиям законодательства осуществляется согласование проекта документа.

Согласование может осуществляться как в учреждении (со структурными подразделениями, с должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией занимаются вопросами, затронутыми в проекте документа, – внутреннее), так и за его пределами (внешнее).

Внутреннее согласование осуществляется визированием проекта документа должностным лицом. Виза включает: личную подпись, инициалы и фамилию лица, которое визирует документ, и дату визирования. В случае необходимости указывается наименование должности этого лица.

Замечания и предложения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чём на проекте делается соответствующая отметка.

Замечания обязательно докладываются лицу, которое подписывает документ.

Проекты нормативно-правовых актов учреждения проверяются работниками юридической службы учреждения на соответствие их законодательству и визируются ими на первом образце на обратной стороне последнего листа проекта акта.

Внешнее согласование проектов документов оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования ставится ниже подписи на лицевой стороне последнего листа проекта документа и включает в себя слово «Согласовано», наименование должности лица, с которым согласовывается проект документа, его личную подпись и дату согласования. В случае, когда согласование касается более трёх учреждений, составляется «лист согласования», о чём делается отметка в самом документе на месте грифа согласования.

Засвидетельствование документа осуществляется путём его подписания, утверждения и проставления печати.

Документы подписываются должностными лицами в соответствии с их компетенцией. В учреждениях, действующих на основе единоначалия, документы подписываются только руководителем либо его заместителем, причём подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи, инициалов и фамилии. В случае направления документа одновременно нескольким учреждениям вышестоящего уровня руководителем подписываются все экземпляры документов. Подписывается только оригинал, когда документ направляется одновременно нескольким организациям, которые относятся к сфере управления учреждения. При этом оригинал остаётся в делах учреждения, а на места рассылаются заверенные канцелярией экземпляры.

Документы подписываются, как правило, одним лицом. В случаях, если за содержание документа несут ответственность несколько лиц, например, при составлении финансовых документов, он подписывается двумя либо несколькими лицами, подписи которых размещаются одна под другой в соответствии с должностью. В случае подписания документа несколькими лицами, имеющими одинаковые должности, их подписи размещаются на одном уровне. Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании этого органа и секретарём.

Документы могут подписываться лицами, выполняющими обязанности конкретного должностного лица, либо его заместителями. При этом обязательно указываются должность лица, подписавшего документ, и его фамилия с добавлением в тексте подписи пометок «и.о.», «зам.».

Особым способом засвидетельствования документа после его подписания служит утверждение документа. Он утверждается соответствующими органами либо должностными лицами, к компетенции которых относится разрешение вопросов, изложенных в документах.

На документах, которые заверяют права граждан и юридических лиц либо фиксируют факт расходов денежных средств и материальных ценностей, подпись ответственного лица должна заверяться гербовой печатью. Гербовая печать ставится также на положениях, уставах, договорах, свидетельствах, доверенностях.

В отдельных случаях на документах должна быть резолюция, сделанная соответствующим должностным лицом.

Резолюция – это надпись на документе, сделанная руководителем учреждения, которая содержит указания по выполнению документа.

Резолюция состоит из таких элементов: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя, дата. В случае, если поручение дано нескольким должностным лицам, главным исполнителем является лицо, определённое в поручении первым, если в документе не обусловлено иное. Для исполнения поручения такому лицу предоставляется право привлекать других исполнителей и координировать их работу.

На документах со сроками исполнения, которые не нуждаются в иных указаниях, в резолюции определяются: исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Как правило, на документе должно быть не более одной резолюции. Другие резолюции возможны только тогда, когда возникает необходимость детализации порядка выполнения документа.

Во время прохождения документа в учреждении обязательно делаются такие пометки:

– о поступлении (регистрации) документа – на нижнем правом поле первого листа документа (сокращённое наименование учреждения, дата поступления документа, индекс документа);

– о взятии документа на контроль – на левом поле первого листа документа (на уровне заглавия к тексту) пишется слово «контроль» или буква «к»;

– об исполнении документа и направлении его в дело – на нижнем левом поле первого листа документа (краткая справка об исполнении, если нет документа об исполнении, слова «в дело» и номер дела, в котором документ будет сохраняться, дата направления документа в дело, должность и подпись исполнителя).

Каждый документ должен иметь отметку о непосредственном исполнителе, которая состоит из его фамилии и номера служебного телефона, которые указываются на лицевой или обратной стороне последнего листа документа.

Копия документа изготавливается и выдаётся только с разрешения руководителя учреждения или руководителя соответствующего структурного подразделения. Учреждение может засвидетельствовать копии только тех документов, которые создаются в нём (это правило не распространяется на архивные учреждения, государственные нотариальные конторы и частных нотариусов).

Инструкцией определяется порядок оформления приложений к документам.

Приложения детализируют, разъясняют отдельные вопросы документа или вопрос в целом. О наличии приложения указывается в тексте документа или после текста документа перед подписью. Например, приложением к данной инструкции служит приблизительный перечень документов, которые не подлежат регистрации деловодной службой. В частности, к ним относятся:

1. Письма, которые поступили в копии к сведению.

2. Телеграммы и письма о разрешении на командировки и отпуски.

3. Сообщения о заседаниях, совещаниях, собраниях и повестке дня.

4. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

5. Информация, присланная к сведению.

6. Учебные планы, программы (копии).

7. Рекламные уведомления, плакаты, программы совещаний, конференций и т.д.

8. Прейскуранты (копии).

9. Нормы расхода материалов.

10. Поздравительные письма и приглашения.

11. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

12. Научные отчёты по темам.

13. Месячные, квартальные, полугодовые отчёты.

14. Формы статистической отчётности.

Приложения к документам могут быть трёх видов:

– приложения, которые утверждаются или вводятся в действие распорядительными документами;

– приложения, которые разъясняют или дополняют содержание основного документа;

– приложения, которые являются самостоятельными документами и рассылаются с сопроводительным письмом.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для конкретного вида документа реквизиты.

Порядок размножения документов средствами множительной техники определяется руководителем учреждения, а необходимость размножения отдельных документов – руководителями структурных подразделений. Размножение небольших по объёму документов может осуществляться непосредственно с помощью средств оргтехники. Размножение больших по объёму документов должно осуществляться специализированным подразделением (множительным цехом) по таким правилам:

– для выполнения множительных работ исполнитель заполняет заказ, который подписывает руководитель структурного подразделения;

– документы на размножение передаются в множительный цех вместе с заказом. При этом заказу присваивается номер, отмечается дата его передачи, устанавливается срок выполнения заказа;

– заказы регистрируются в специальном журнале учёта работы множительного цеха. Лицо, которое получает размноженный документ, расписывается на заказе с отметкой даты получения;

– оригиналы документов после изготовления с них копий возвращаются по принадлежности.

Определенные особенности имеет подготовка и оформление документов к заседаниям коллегиальных органов.

Заседания коллегиальных органов осуществляются в соответствии с утверждёнными планами их работы и по мере необходимости. В плане работы коллегиального органа указываются содержание вопросов, дата рассмотрения, фамилия докладчика и наименование структурного подразделения, которое готовит документы для рассмотрения коллегиальным органам, срок подачи документов. Руководители структурных подразделений заблаговременно подают для включения в план работы коллегиального органа перечень вопросов, которые они считают необходимым рассмотреть на его заседании. К перечню прилагается справка о мотивах внесения вопроса на рассмотрение коллегиального органа.

Документы по вопросам, которые выносятся на рассмотрение коллегиального органа, должны подаваться не позже чем за пять дней до заседания. К ним относятся:

– докладная записка (адресованная коллегиальному органу), в которой основательно изложены вопросы с выводами и предложениями;

– проект решения коллегиального органа, а в случае необходимости и проект приказа;

– справка о согласовании проекта с заинтересованными структурными подразделениями и другими учреждениями;

– список лиц, которые приглашаются на заседания коллегиального органа.

О каждом собрании коллегиального органа составляется протокол, который оформляется в соответствии с правилами.

Свое закрепление нашел и порядок обработки и рассылки исходящих документов.

Исходящие документы, в том числе изготовленные на ПК, обрабатываются и посылаются централизованно в день их получения от структурных подразделений или не позже следующего рабочего дня. Не допускается рассылка или передача документов без регистрации их в канцелярии. При этом обязательно проверяется:

– правильность оформления документа и размещения на нём всех реквизитов;

– правильность указания адреса;

– наличие всех необходимых подписей на документе и дополнениях к нему;

– наличие виз на копии документа, которая остаётся в делах учреждения;

– наличие на документе отметки о дополнениях;

– соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

На оригиналах документов, которые подлежат возвращению, на верхнем правом поле первой страницы ставится штамп «Подлежит возвращению». Документы, которые посылаются одновременно одному и тому же адресату, вкладываются в один конверт. На конверте проставляются регистрационные номера всех документов, которые находятся в конверте.

В регистрационной карточке или журнале указываются номер исходящего документа, дата регистрации, заглавие (краткое содержание) документа и номер дела, в котором будет сохраняться его копия. Оригиналы приказов, планов, отчётов, протоколов и т.д. остаются в учреждениях, которые являются авторами этих документов. В другие учреждения посылаются их заверенные копии.

Организация контроля за исполнением документов представляет собой один из важнейших этапов надлежащего осуществления деловодства. Задачей такого рода контроля является обеспечение своевременного и качественного их исполнения. Контролю подлежат зарегистрированные документы, в которых установлено то или иное задание.

Контроль за исполнением документов включает такие виды работ:

– постановку документов (поручений) на контроль, формирование картотеки контролируемых документов;

– проверку своевременного доведения документов до исполнителей;

– предварительные проверки и регулирование хода исполнения;

– учёт и обобщение результатов контроля за исполнением документов (поручений);

– информирование руководителя о ходе и результатах исполнения документов (поручений);

– снятие документов с контроля;

– формирование картотеки исполненных документов.

Документ считается исполненным только тогда, когда поставленные в нём вопросы нашли свое разрешение и корреспонденту дан ответ по существу. После исполнения документ снимают с контроля. Снять документ с контроля может только то лицо, которое поставило его на контроль.

Цели оптимизации работы с документами и дальнейшего их использования в необходимых случаях предполагают необходимость составления номенклатура и формирования дел, их хранение.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, создаваемых в учреждении, оформленный в соответствующем порядке с указанием сроков сохранения дел.

Номенклатура дел является обязательным для каждого учреждения документом, который составляется для создания в учреждении единой системы дел, обеспечения их учёта, быстрого розыска документа по его содержанию и виду, отбора документов на государственное сохранение в процессе деловодства.

Существует три вида номенклатура дел: типовая, примерная и индивидуальная.

Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел для учреждений, однородных по характеру деятельности, с единой системой индексации, и является нормативным актом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для учреждений, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и имеет рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются органами высшего уровня для организаций, которые принадлежат к сфере управления учреждения, и используются ими в качестве методических пособий во время составления индивидуальных номенклатур дел.

Как правило, индивидуальная номенклатура дел учреждения состоит из номенклатур дел отдельных структурных подразделений.

Формирование дел – это группировка исполненных документов в деле в соответствии с номенклатурой дел. Во время формирования дел следует придерживаться следующих правил:

– группировать в дела только оригиналы (в случае их отсутствия – заверенные в установленном порядке копии) правильно оформленных и исполненных документов, не допускать включение в дела черновых, личных, дублирующих документов, документов, которые подлежат возвращению, и размноженных копий;

– группировать в дела документы одного деловодного года (за исключением особых, судебных, переходных дел). Личные дела формируются на протяжении всего времени работы лица в учреждении;

– группировать в дела отдельно документы постоянного и временного сроков сохранения.

Как исключение, когда этого требует специфика работы в учреждении, документы постоянного и временного сроков сохранения, связанные с решением одного вопроса, могут группироваться на протяжении деловодного года в одно дело.

Документы в деле группируются в хронологическом или логическом порядке либо в их совмещении.

Документы заседаний коллегиальных органов группируются в два дела:

– протоколы и документы к ним (доклады, справки и т.д.);

– документы по организации заседаний (повестка дня, проекты и копии решений и т.д.).

Протоколы группируются в хронологическом порядке по их номерам. Документы к заседаниям систематизируются по датам и номерам протоколов; внутри группы документов, которые касаются одного протокола, – по повестке дня.

Оконченные дела постоянного и продолжительного (свыше 10 лет) сроков сохранения должны сдаваться в архивные подразделения учреждения для последующего хранения и использования. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) могут передаваться в архивное подразделение учреждения по согласованию с его руководителем.

Подготовка документов к передаче в архивные подразделения учреждения включает:

– экспертизу ценностей документов;

– оформление дел;

– составление описей дел;

– передачу дел в архивные подразделения учреждения и обеспечение сохранности документов.

Свое отражение в инструкции нашли также вопросы, касающиеся организации и функций деловодной службы.

Работа деловодной службы регламентируется положением о ней, которое разрабатывается на основе положения (устава) об учреждении, приведенной инструкции и утверждается руководителем учреждения. Деятельность работников деловодной службы регламентируется должностными инструкциями, которые разрабатываются руководителем деловодной службы на основании Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих и утверждаются руководителем учреждения. Основной задачей деловодной службы является установление единого порядка документирования и работы с документами в учреждении на основе использования современной вычислительной техники, автоматизированной технологии работы с документами и сокращения числа документов.

В соответствии с этой задачей деловодная служба: разрабатывает инструкции по деловодству и номенклатуре дел; организовывает по поручению руководства подготовку документов, обеспечивает их оформление и выпуск; организовывает и обеспечивает документальное и организационно-техническое обслуживание работы коллегиальных органов; организовывает печатное изготовление, копирование, тиражирование документов.

На руководителя деловодной службы возлагается персональная ответственность за обеспечение соблюдения установленного порядка работы с документами в учреждении; за выполнение плана работы и соблюдение необходимых условий труда должностных лиц деловодной службы; за соблюдение трудовой и исполнительной дисциплины в коллективе деловодной службы.