Хранение документации

Жилищным законодательством не определены сроки хранения технической и иной документации на МКД.

Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов МСУ и организаций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения указанных документов.

Сроки хранения документации:

1) документы (заявления, протоколы собраний, справки, журналы регистрации заявлений по выбору ТСЖ) — 5 лет после смены способа управления МКД (при этом часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно»);

2) переписка о содержании зданий, прилегающих территорий в надлежащем техническом и санитарном состоянии — 3 года;

3) протоколы правления ТСЖ — постоянно (при ликвидации организации документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов);

4) принятые в электронном виде запросы, а также полученные письменные запросы и копии ответов потребителям ЖКУ — не менее 5 лет.

Хранение документов бухгалтерского учета (ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ):

1. первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом — не менее 5 лет после отчетного года;

2. документы учетной политики, стандарты, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, подлежат хранению экономическим субъектом не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

? Обратите внимание!

Указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года , следующего за годом окончания их делопроизводством.

Порядок хранения документов в ТСЖ находится в компетенции исполнительного органа. Поэтому правила хранения документации целесообразно закрепить в инструкции по делопроизводству, утверждаемой правлением ТСЖ. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил и порядка работы с документами возлагается, как правило, на председателя правления ТСЖ или иного сотрудника согласно внутреннему приказу (распоряжению). Хранится вся вышеуказанная документация по месту нахождения правления ТСЖ.